Чтобы Заказчик и Исполнитель понимали стратегическое направление, обоюдные способности и возможности (как финансовые, так и временные)
А только потом уже делается обследование, разработка ТЗ и т.д.
Насчет инструментов, Вам правильно предложили выше ...
Хотя Вы понимаете что набор инструментов всегда должен быть заточен под задачу и инструменты сами ничего не сделают на за кого ... Иначе все айтишники, интеграторы и т.д. ужа давно бы пастухами работали
))
В связи с проблематикой темы автора, какая web? некоторые данные попадают как минимум под ДСП и открытому публикованию не подлежат.